Mit einer kleinen „Delegation“ meldeten wir uns in Hannover an. Das Festival begeisterte uns direkt mit offenem Austausch, kritischen Diskursen, Hands-on-Charakter und dem echten Open Science Spirit. Auf unsere vorsichtige Anfrage zeigten sich die Kolleg:innen von Universität und TIB Hannover offen, den Staffelstab an uns weiterzugeben. Doch selbstredend sollte das Verfahren offen und transparent ablaufen. Wir bewarben uns daher mit einem engagierten Exposé auf den Call for Host – und wurden ausgewählt!

Damit ging die Arbeit dann richtig los. Die „Partner in Crime“ vor Ort hatten wir schon vorab gefunden: an der Universität Köln mit dem Institut für Biomedizinische Informatik (IMI), dem Exzellenzcluster CECAD und der Universitäts- und Stadtbibliothek Köln. Unter der Leitung von Prof. Dr. Dietrich Rebholz-Schuhmann, dem Wissenschaftlichen Leiter von ZB MED, der von Anfang an von der Festival-Idee begeistert war und uns bei allem unterstützte, gründete sich das Programmkomitee. Daneben gab es das Organisationskomitee bestehend aus dem Marketing-Team von ZB MED, punktuell unterstützt vom Marketing der Universitäts- und Stadtbibliothek. Als menschliche Schnittstelle zwischen beiden fungierte die Marketingleiterin von ZB MED, bei der alle Fäden zusammenliefen und ohne deren unermüdliches Engagement und Herzblut das Festival in dieser Form nicht möglich geworden wäre.
Eine Vielzahl an virtuellen Meetings und detaillierten Planungen festgehalten in nahezu unzähligen Cryptpad-Dateien später, stand das Programm für das Festival. Wir konnten die Kommunikation auf allen Kanälen rechtzeitig starten.

Wer schon mal ein solches Programm aufgestellt hat, weiß natürlich, dass der Weg von der Idee zum fertigen Timetable kein glatter Durchmarsch ist. Keynote Speaker und Ignite Talker müssen gefunden und Terminkollisionen bei Speaker:innen geglättet werden. Eine besondere Herausforderung bestand darin, die Teilnehmenden für die internationalen Panels tatsächlich nach Köln zu holen. Die Erteilung eines Visums ist etwa für Menschen aus Afrika oder Südamerika nicht so leicht möglich. Die Teilnahme an internationalen Konferenzen scheitert mitunter zum Beispiel an fehlenden Direktflugverbindungen oder an bürokratischen Hürden. Zu unserem Festival konnten schließlich die meisten aber tatsächlich kommen.

Von Anfang an war es unser Wunsch, das Festival überwiegend in den Räumen von ZB MED zu veranstalten. Dieser Wunsch stellte sich als besondere Herausforderung dar. Wir brauchten Räume für Plenum, Marketplace, Catering und 13 Workshops. Sollten wir ZB MED für das Festival komplett schließen? Open Science und Closed Library? Nein, das konnte nicht der richtige Weg sein! Die Challenge bestand also darin, alles so zu organisieren, dass zwei komplette Lesesäle für die Nutzer:innen vor Ort geöffnet bleiben konnten. Trotzdem sollten die Wege möglichst kurz sein. Die Lösung lieferte unser Partner, das Exzellenzcluster CECAD. Dort standen drei Räume zur Verfügung, die wir zusätzlich zu den Räumlichkeiten bei ZB MED nutzen konnten.

Je näher das Festival rückte, desto mehr intensivierte sich auch die Zusammenarbeit mit den Partnern vor Ort. Besondere Herausforderungen schweißen ganz besonders zusammen! Und auch für die Belegschaft von ZB MED war es ein Fest, bei dem sich viele eingebracht haben, denn wenn es darauf ankommt, dann kooperieren alle bei ZB MED besonders gut: Gemeinsames Engagement für Open Science – MEET. SHARE. INSPIRE. CARE. Wir leben den Kulturwandel.