Die unsichtbare Kraft, die die Bibliothek am Laufen hält: das Bibliotheksmanagementsystem
Was fällt Ihnen als erstes ein, wenn Sie an Wissenschaftliche Bibliotheken denken? Vielleicht sind es die altehrwürdigen berühmten Bibliotheken, wie die Bodleian Library in Oxford oder die Bibliothèque Nationale de France in Paris. Möglicherweise denken Sie an die besondere Atmosphäre und Ruhe, die zum konzentrierten Arbeiten einladen. Vermutlich kommen Ihnen aber auch Regalreihen gefüllt mit Fachliteratur und wissenschaftlichen Publikationen in den Kopf oder die unvorstellbare Menge an digitalen Ressourcen, die Bibliotheken ihren Nutzenden zur Verfügung stellen.
Aber haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, welche Software all dies verwaltet und was so eine Spezialanwendung alles können muss? Das reicht von der Erfassung der Medien über die Ausleihe bis zur Verwaltung der Nutzenden – natürlich unter Berücksichtigung des Datenschutzes. Sie unterstützt die Erwerbung und überwacht die Verwaltung elektronischer Ressourcen und Abonnements. Und das sind nur einige Punkte.
GO:AL – Go to Alma
Im Land Nordrhein-Westfalen arbeiten die Wissenschaftlichen Bibliotheken schon seit Jahrzehnten in enger Vernetzung zusammen. Das gilt auch für das Bibliotheksmanagementsystem, das im Verbund eingesetzt wird. Im Jahr 2019 begann ein Projekt zur Modernisierung der Bibliothekssoftware: „GO:AL“ – Go to Alma. 41 Hochschulbibliotheken des Landes NRW und ZB MED sollten auf das neue System Alma des Herstellers Ex Libris umsteigen. Dies geschah dann in drei Umstiegswellen. Ab April 2021 kam Alma bei den ersten Pilot-Hochschulen zum Einsatz, im August 2023 führte in der dritten Welle auch ZB MED das neue System ein.
Im Ergebnis sollte das cloudbasierte Bibliotheksmanagementsystem den Bibliotheken die Arbeit erleichtern. Vor dem Launch gab es hinter den Kulissen jedoch viel vorzubereiten. Geleitet wurde das Projekt bei ZB MED von unserer Systembibliothekarin, die schon für das bisher eingesetzte System verantwortlich war und sich bestens auskannte. Ihr zur Seite stand ein Projektteam aus dem Bereich Informationsversorgung – Dienste.
Herausforderungen des Umstiegs
Die Implementierung von Alma war nicht nur der einfache Austausch einer Software, sondern aufgrund der Komplexität um ein Vielfaches zeit- und arbeitsaufwendiger. Das Bibliotheksmanagementsystem berührt tatsächlich alle Arbeitsabläufe und jegliche Daten einer Bibliothek. Daher mussten alle Workflows überdacht und teils neue Schritte definiert werden. Das Team hat alle Daten aus dem alten System bereinigt, extrahiert und in neue Formate konvertiert. Auch das ZB MED-Suchportal LIVIVO war betroffen – es wurde an die neue Bibliothekssoftware angebunden. Im Anschluss standen umfangreiche Schulungen für die Beschäftigten an, die nun mit Alma arbeiten. All dies musste sorgfältig geplant und präzise umgesetzt werden. Diese Vorbereitungen umfassten einen Zeitraum von fast drei Jahren.
Die Systembibliothekarin und das Projektteam berichteten in einem Beitrag für den ZB MED-Blog über die Einführung von Alma. Der hier zitierte Kommentar kommt aus dem Kreis der Kolleg:innen.
Den Beitrag „Reaching the GO:AL – ZB MED goes Alma“ finden Sie im ZB MED-Blog.
Alma in Aktion
Am 21. August 2023 ging das neue Bibliotheksmanagementsystem live. Nach einigen Monaten im Echtbetrieb lässt sich sagen: Der Umstieg war erfolgreich. Im Vergleich zum Vorgänger sind die Möglichkeiten durch neue Funktionen wie beispielsweise standardisierte Schnittstellen oder die Lizenzverwaltung elektronischer Medien wesentlich größer geworden.
Der Einsatz von Alma hat auch den Grad an Automatisierung von Workflows signifikant erhöht. Als schönes Beispiel hierfür lässt sich das Abrufen und Auswerten von COUNTER-Nutzungsstatistiken nennen. Bereits vor der Alma-Einführung haben wir bei ZB MED für die Erhebung der Statistiken die SUSHI-Schnittstelle genutzt und den Arbeitsgang damit teilweise automatisiert. Das Abrufen der Reports musste allerdings jeweils manuell initiiert werden. Zudem erfolgte die Speicherung und damit auch die Auswertung der Statistiken separat, das heißt außerhalb unseres Bibliotheksmanagementsystems. Seit der Einführung von Alma konnte dieser Prozess weiter vereinfacht werden. Nutzungsstatistiken werden auf Monatsbasis automatisch heruntergeladen und in die an Alma angeschlossene Statistik-Datenbank Alma Analytics übertragen. Hier konnte beispielsweise bereits eine monatliche Auswertung der zehn am meisten genutzten Zeitschriften erstellt werden, die zum jeweiligen Stichtag automatisch an einen ausgewählten Verteiler gesendet wird.
Was ist Alma?
Alma ist eine cloudbasierte Software, die alle Bibliotheksabläufe abdeckt: Erwerbung, Katalogisierung, Etatverwaltung, Verwaltung aller Print- und elektronischen Medien, Metadatenmanagement, Ausleihverbuchung etc. Gegenüber dem vorher eingesetzten System bringt Alma einige Vorteile mit, zum Beispiel ein verbessertes E-Medien-Management, die Vereinfachung statistischer Abfragen oder eine engere Zusammenarbeit mit anderen Bibliotheken in einer gemeinsamen Alma-Netzwerkzone.
Was bedeutet cloudbasiert?
Das neue System wird als „Software as a Service“ (SaaS) betrieben. Der Anbieter Ex Libris stellt die IT-Infrastruktur zur Verfügung. Speicherplatz und Software müssen nicht mehr lokal vorgehalten und betrieben werden. Für die Bibliotheken reduziert das den Betreuungsaufwand von Hard- und Software.
Die Alma-Cloud befindet sich in einem streng gesicherten Rechenzentrum in Amsterdam. Sie ist zusätzlich abgeschottet und doppelt gespeichert. Es handelt sich um eine sogenannte „private cloud“, keine „public cloud“. Die Anwendungsmodule von Alma werden von der Firma Ex Libris administriert und gepflegt.
Für die Systembibliothekarin bei ZB MED bleibt dennoch einiges zu tun. Sie betreut das System und konfiguriert es passgenau abgestimmt auf die individuellen Anforderungen. Außerdem steht sie den internen Anwender:innen und Nutzer:innen bei allen Fragen und Problemen zur Seite. Neuerungen werden in monatlichen Releases direkt in die Cloud eingespielt. Dadurch bleibt nicht nur Alma ein dynamisches System, sondern auch die Arbeit der Mitarbeitenden in ständigem Wandel.